X
تبلیغات
رایتل

میز کار آشفته

علی راد جمعه 10 اردیبهشت‌ماه سال 1389 @ 03:31 چاپ

امروز جمعه آخرین روز ماه آوریل (10 اردیبهشت) روز جهانی سازماندهی میزها نامگذاری شده است. میز کار آشفته یکی از دزدان مدیریت زمان هست.این پست مناسب است برای کارمندان ، اساتید دانشگاه ها، مدیران، خلاصه همه ی افرادی که پشت میز نشین هستند و به نوعی با کاغذ ،فیش ،پرونده و پروژه سروکار دارند.

 

میز کار آشفته

 

در ابتدا می پردازیم به پیامدهای یک میز کار آشفته:

1) بهره وری پایین

2) از دست دادن فرصتها و مهلت های انجام کار

3) جستجوی دیوانه وار برای اطلاعات گم شده

4) ساعتهای طولانی کار

5) افزایش اضطراب و پریشانی

6) از دست دادن روحیه

7) حواس پرتی های ناخواسته

8) مشکلات غیر منتظره  

مبارزه برای کاهش مکاتبات کاری:

مکاتبات کم اهمیت پر هزینه است و توجه ما را از کارهای مهم باز میدارد.اگر تمام یادداشتها ، گزارشها ، فکسها ، نامه ها ، مجله ها یا سایر کاغذهای بی مصرفی که روزانه روی میز ما قرار میگیرد را مورد بررسی قرار دهیم ، متوجه خواهیم شد که اکثر آنها اصولا از ابتدا نمیبایست تولید شده باشند.
غالبا دیگران را بخاطر ارسال کاغذهای بی اهمیت سرزنش می کنیم اما در اکثر موارد روش کاری خود ماست که موجب انباشته شدن کاغذهای اداری میشود.(چند بار این جملات را به همکاران خود گفته اید : یک نسخه از آن را برای پرونده های من بفرستید ، گزراش این موضوع را برای من بنویسید و ......)
پیش از آنکه درخواست ارسال مدرکی را بکنیم ، باید از ضرورت آن مطمئن بشویم.کاغذ باید به عنوان آخرین چاره در نظر گرفته شود.
همزمان با کاستن از انبوه کاغذهای وارده باید کاغذهای ارسالی را نیز کاهش دهیم. 
راهکارهایی جهت کاهش مکاتبات کاری:

1- حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره در داخل و خارج شرکت

2- درخواست از همکاران مبنی بر اینکه گزارش کار خود را مختصر و فشرده نمایند.

3- تغییر مسیر نامه ها به هنگام لزوم

4- صحبت کردن جایگزین نوشتن گردد.

5- درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش نمایند.

6-کاستن از حجم کاغذهای ارسالی

7- بازگرداندن کاغذهای کاری غیر ضروری به فرستنده آنها

رسیدگی موثر به مکاتبات کاری:  

یک مدرک بارها و بارها بررسی میشود ولی اقدامی روی آن صورت نمی پذیرد. ادامه را بخوانید.
نکاتی برای مدیریت مکاتبات اداری:

1-سعی کنید هر یک از مکاتبات را یک بار بررسی کنید.

2- به هنگام رسیدگی به نامه های وارده مصمم باشید و قاطعانه عمل کنید. 

3- محیط کار را در یک زمان مشخص فقط به یک پروژه اختصاص دهید.

4- از کازیه بعنوان محلی برای انبار کردن کاغذهای کاری استفاده نکنید.

5- تعیین تکلیف (ارجاع دادن ، اقدام ، بایگانی ، دور ریختن)

6- جهت پیگیری کارهای ناتمام ، یک پرونده در دست اقدام تشکیل دهید 

 بایگانی موثر شامل دو مرحله می باشد:

1) پاکسازی سیستم از کاغذهای بیهوده

عبارت از بررسی سیستم و دور انداختن مدارکی که هرگز فرصت مطالعه آنها را نخواهیم داشت ، پرونده هایی که در صورت لزوم در جاهای دیگری قابل دسترسی هستند و پرونده هایی که رسیدگی به انها ارزش چندانی ندارد میباشد.

لزوم تشکیل بایگانی فعال و راکد
2) سازماندهی مجدد پرونده ها

اگر از فهرست پرونده های موجود آگاهی نداشته باشید یا قادر به یافتن آنها نباشید ، بدون شک سیستم بایگانی شما هیچ فایده ای نخواهد داشت.
شش روش برای طبقه بندی اطلاعات عبارتند از : طبقه بندی بر اساس موضوع ، حروف الفبا ، تاریخ ، رنگ ، مناطق جغرافیایی و شماره

نکاتی جهت مدیریت پرونده ها:

1- استفاده از عناوین ساده برای پرونده ها

2- تقسیم کردن پرونده های حجیم

3- جدا کردن پرونده های در دست اقدام از سوابقی که به ندرت مورد استفاده قرار میگیرند.

4- قرار دادن قفسه پرونده ها در نزدیکی میز کار

5- جلوگیری از انباشته شدن پرونده ها بر روی میز

6- بکارگیری یک سیستم طبقه بندی معتبر

7- پاکسازی پرونده ها بطور مرتب 

پی نوشت: پس کارمندان عزیز، برای خلاصی از "میز کار آشفته" یک جدول22 در 2 نیاز دارید +"همت مضاعف".22 موردی که در متن بالا اشاره شد در ستون اول قرار می گیرند، هر مورد را که بررسی کردید مقابلش(در ستون دوم ) تیک می زنید (به همین راحتی). در اینصورت زمان را مدیریت می کنید، خاطری آسوده دارید، آرزو نمی کنید 24 شود 42  و البته به کارهای ارباب رجوع هم سریعتر رسیدگی می کنید و دیگر نیازی نیست که آنها "استقامت و پایداری" کنند.